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Bei der öffentlichen Beglaubigung von Urkunden wird durch die Urkundsperson (in der Regel der Notar) nach den Bestimmungen des Beurkundungsgesetzes (BeurkG) bestätigt, dass die betreffende Urkunde (z. B. eine Abschrift) mit dem Original übereinstimmt. Bei der Beglaubigung von Unterschriften wird bestätigt, dass die Unterschrift unter der Urkunde von der Person vollzogen oder anerkannt worden ist, deren Identität die Unterschrift ausweist. Daher soll der Notar Unterschriften nur beglaubigen, wenn diese in seiner Gegenwart vollzogen oder anerkannt wurden. Bei Urkunden, die zur Aufbewahrung beim Gericht vorgesehen sind (z. B. grundstücksrechtliche Bewilligungen) ist dies zwingend erforderlich.
Im Gegensatz dazu umfasst die Beurkundung von Willenserklärungen die Niederschrift einer Willenserklärung durch die Urkundsperson in einem förmlich vorgeschrieben Verfahren (sog. Verhandlung). Dabei hat die Urkundsperson weitergehende Pflichten, die z. B. die Identitätsfeststellung, die Belehrung über die rechtlichen Folgen der Erklärung und das Verlesen der Erklärung sowie die Genehmigung und Unterschriftsleistung umfassen. In bestimmten Fällen kann die Beurkundung auch durch Organe der Gerichte erfolgen, so z. B. die Beurkundung eines Erbscheinantrages durch den Rechtspfleger des Nachlassgerichts.
