NRW-Justiz:  Verfahrensbeschreibung

Entgegennahme von Anmeldungen und Dokumenten
Anmeldungen und Dokumente sind nach § 12 HGB und den dazu erlassenen Rechtsverordnungen seit dem 01.01.2007 ausschließlich in elektronischer Form über das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) bei den Registergerichten einzureichen. Die Fachanwendung RegisSTAR übernimmt diese Dokumente sowie die gleichzeitig übermittelten strukturierten Daten (XJustiz-Format) zur weiteren Verarbeitung und Verwaltung, um die Registereintragungen und die elektronisch eingereichten Dokumente zum Abruf über das Internet bereit zu stellen.

Produktion und Verwaltung von Registerdaten
Ein wesentlicher Vorteil der elektronischen Registerführung ist, dass alle Daten nur einmal aufgenommen werden müssen und fortan beliebig oft abgerufen und weiterverarbeitet werden können. Die Aufnahme der Daten erfolgt im Wege der Vorerfassung vorwiegend durch die Servicekräfte; RegisSTAR ermöglicht mittels RegisPOST die automatisierte Übernahme der von den Notaren übermittelten strukturierten Daten und stellt für die Nachbearbeitung sowie die Vorbereitung eines Eintragungsentwurfes komfortable Eingabemasken zur Verfügung.

Für diesen Workflow bietet RegisSTAR folgende Funktionen:

• Datenübernahme aus dem EGVP
• automatische Führung des AR-Registers
• komfortable Fallbearbeitung durch sinnvolle Menüsteuerung bis hin zur Eintragung und Übernahme der Dokumente in den Registerordner
• intelligente Freivermerksprüfung
• komfortable Kostenberechnung
• Bereitstellung landesweiter, gerichtsspezifischer und eigener Textbausteine
• erleichtertes, größtenteils automatisches Erstellen von Schriftstücken (Mitteilungen, Verfügungen, Bekanntmachungen, amtlichen und nichtamtlichen Ausdrucken) mittels eigenen Dokumenteneditors
• Versand von Schriftstücken über das EGVP
• Suchfunktionen, auch mit Alias-Namen
• Anzeige des elektronischen Registerblattes in aktueller und chronologischer Form sowie des historischen Registerblattes
• Aufruf der elektronisch eingereichten Dokumente
• Fristenkontrolle
• automatischen Erstellen von Veröffentlichungen
• Statistikfunktionen
  

In Nordrhein-Westfalen wird die elektronische Registerführung in einer sogenannten verteilten Lösung betrieben. Das bedeutet, dass für jedes Registergericht ein Produktionsserver existiert. Er bietet alle vor Ort benötigten Funktionen für ein Registergericht, die für die maschinelle Führung des Registers notwendig sind.
Die elektronischen Registerblätter auf dem Produktionsserver sind eine Kopie des Registers im Rechtssinne; vergleichbar mit den Handblättern im Hauptband der damaligen Registerakten.
Mit der elektronischen Signierung einer Eintragung werden die Daten von den Produktionsservern in die Datenbank des Zentralservers, welcher bei IT-NRW in Hagen steht, übertragen. Auf dem Zentralserver befindet sich das elektronische Register im Rechtssinne. Dort erfolgt die dauerhafte und unveränderliche Speicherung der Daten und Dokumente im Registerordner.
Mit der Eintragung wird auch die Veröffentlichung der Eintragung nach § 10 HGB vorbereitet, die nach Freigabe kostenlos von jedermann im Internet eingesehen werden kann(www.handelsregisterbekanntmachungen.de ). Kostendaten werden über eine Schnittstellen an das IT-Kostenverfahren JUKOS übermittelt.

Einsichtnahme und elektronische Auskunft über das Internet rund um die Uhr
Das interessierte Publikum kann über das Internet (www.handelsregister.de ) in das elektronische Register sowie die elektronisch eingereichten Anmeldungen und Dokumente Einsicht nehmen. Die Internetrecherche wird durch eine komfortable Anzeige und Druckfunktionen der Registerblätter unterstützt. Registerblätter können als aktueller, chronologischer und/oder historischer Ausdruck abgerufen werden. Die Recherche von Firmen und der Abruf der Veröffentlichung sind kostenfrei. Für alle übrigen Abrufe, wie z.B. Abdrucke, Dokumente (Anmeldungen, Gesellschaftsverträge, Protokolle/Beschlüsse, Gesellschafterlisten etc.) fallen Kosten an. Über die Höhe der Kosten wird man jeweils hingeweisen. Der WWW-Server bedient auch die externen Einsichtnehmer kostenlos in allen 130 Amtsgerichten in Nordrhein-Westfalen (Terminal im Publikumsbereich).
Interne Einsichtnehmer (Mitarbeiter der Gerichte und zugelassene Behörden) können, soweit ein Zugang zum LVN besteht und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen gegeben sind, den gesamten Registerinhalt in Nordrhein-Westfalen recherchieren (Landesportal Nordrhein-Westfalen ).